L’inventaire avec code barre peut aider à l’optimisation de la gestion du matériel d’un établissement et contribuer à améliorer sa productivité de manière significative.
Aucune entreprise n’échappe à la procédure du “stocktaking” (ou prise d’inventaire en français), car il s’agit d’une contrainte économique et légale. Toutefois, cette tâche s’avère fastidieuse pour les équipes chargées de réaliser l’inventaire, surtout dans une organisation de grande envergure. Les failles au niveau de la gestion et de l’exploitation des actifs peuvent, à long terme, déboucher sur des pertes économiques importantes.
La solution à ce problème ? Un suivi intelligent des actifs grâce à l’utilisation d’un système d’inventaire avec code barre ; QR code…. Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez tous les aspects de la gestion intelligente des actifs et surtout comment ces derniers peuvent simplifier la gestion de votre entreprise en vous apportant un ROI médian de 500%.
Le sommaire de cet article :
Quid de la gestion d’inventaire avec code barre dans un monde numérisé ?
Que l’on soit en présence d’une TPE, PME ou ETI, les enjeux de la gestion d’inventaire sont tels que les pertes potentielles peuvent être extrêmement préjudiciables. Afin de suivre les stocks avec précision, le marché de la gestion d’inventaire se réinvente constamment. Applications mobiles de gestion d’actifs, services décentralisés, systèmes de suivi par GPS, ecosystèmes IoT ou encore outils d’inventaire avec code barre et QR code…
Les outils pullulent, avec toujours la promesse ou la prétention d’offrir un moyen efficace et rapide pour optimiser les coûts et réaliser de grosses économies. Mais cette multiplicité d’outils ainsi que le manque de transversalité et d’intégration qui caractérise la majorité de l’offre crée de plus en plus de contraintes pour les entreprises, ce qui augmente les difficultés à maîtriser les coûts d’inventaire tels que :
- Coûts de commande ou coûts de configuration,
- Coûts de possession ou coûts de détention,
- Coûts de rupture de stock aussi appelés coûts de pénurie.
Cela dit, il existe fort heureusement des outils parfaitement intégrés qui offrent un environnement centralisé pour vous permettre, en tant que responsable d’entreprise, une vue panoramique et en temps réel sur l’ensemble de l’inventaire. Ces outils revisitent totalement la gestion d’inventaire avec code barre et QR code comme stratégie à forte rentabilité pour l’entreprise.
Pourquoi opter pour l’Inventaire avec code barre ?
À la lecture de ces lignes, cette question trotte sûrement dans votre esprit, et vous vous dites : « Faire de l’inventaire avec code barre ? Quelle idée ! C’est du vu et du revu. ».
Et pourtant, vous n’avez pas encore tout vu.
Les meilleures solutions de gestion d’inventaire introduisent souvent des outils de type SaaS centralisant toutes les informations liées à la gestion des stocks dans le cloud. Résultat : inutile de s’encombrer avec un appareil de lecture de code barre. Vous pouvez à tout moment consulter ou mettre à jour les informations sur l’actif, et ce, en temps réel et à partir d’une tablette ou d’un Smartphone.
Le premier avantage est que chaque membre du personnel participe à la gestion de l’inventaire via son smartphone. Par exemple, si un employé abîme un outil, il peut envoyer directement dans le logiciel de gestion d’actifs une photo du dégât causé, et suggérer ou demander une maintenance. Ensuite, via une détection GPS, l’emplacement de l’outil est dans la base de données.
Le logiciel de gestion d’actif permet ainsi de :
Gagner un temps précieux :
En effet, rechercher un matériel perdu dans un dédale de marchandises mal organisées relève d’une mission impossible. C’est également une grande source de frustration. Grâce à l’inventaire avec code barre, QR code ou puce RFID, vous pouvez localiser rapidement un élément égaré, identifier l’historique des personnes auxquelles il a été attribué, pour ensuite vous concentrer sur des tâches plus importantes.
- Obtenir une précision accrue :
L’inventaire par code barre fait appel à une technologie de saisie automatique des données. Cette dernière permet d’écarter les erreurs humaines relatives à la saisie manuelle.
- Réduire ou éviter des coûts d’achats inutiles :
En ayant à portée de main un état des lieux en temps réel des actifs, vous avez la possibilité d’anticiper les besoins en approvisionnement ou en maintenance des matériels ou des véhicules.
Comment mettre en place un système d’inventaire avec code barre ; QR code ?
Le processus de gestion d’inventaire avec code barre ne nécessite que quelques étapes :
Le choix d’un bon logiciel d’inventaire
Le choix de l’outil dépend généralement des besoins de l’entreprise en matière d’inventaire. Cependant, qu’il s’agisse d’un inventaire annuel ou cyclique, ces derniers ne permettent pas d’aboutir à des données en temps réel et fiables. La solution est donc de recourir à un logiciel d’inventaire permanent. Par exemple, Timly l’outil du leader du marché s’adapte à la taille de chaque entreprise et offre une solution complète et flexible pour une meilleure prise en main des actifs.
L’enregistrement de vos actifs
Pour que chaque outil, matériel, mobilier ou tout autre équipement soit répertorié dans la base de données du logiciel de gestion d’inventaire, étiquetez chaque élément avec un code barre. En fonction du type d’actif, l’étiquette peut être collée sur l’objet.
Le stockage et la gestion des ressources
Lorsque le besoin de procéder à un inventaire se fait sentir, il vous suffira de scanner le code barre apposé sur chaque élément. Les données recueillies sont ensuite conservées dans le logiciel de gestion des actifs. D’autres fonctionnalités y sont également disponibles, à savoir, l’analyse des tendances ou la génération de rapports. Toutes ces actions s’opèrent à partir d’un seul appareil connecté.
L’inventaire permanente à portée de main
Comme évoqué plus haut, pouvoir compter sur un logiciel pour la gestion intégrale et perpétuelle des actifs est une véritable aubaine pour une entreprise. Dans le cas du logiciel pris en exemple ci-dessus, Timly, c’est un service SaaS tout-en-un qui propose un vaste panel de fonctionnalités. En addition à la gestion numérique des actifs, l’outil dispose d’un système de traçabilité par GPS. Et grâce à ce dernier, l’emplacement exact et l’état d’un matériel ou véhicule sont constamment sous contrôle.
De même, la tenue à jour de toutes ces informations est automatisée, avant d’être centralisée sur une interface intuitive. Il est également possible de gérer la fréquence de maintenance d’un actif grâce à la fonction GMAO intégrée à l’application de gestion d’inventaire.
Conclusion : en quoi un logiciel d’inventaire avec code barre est-il incontournable ?
Gérer les actifs d’une entreprise sans un système d’inventaire optimisé, c’est comme naviguer en haute mer sans boussole. Dans une mer tumultueuse d’actifs divers et variés, se repérer et maintenir le cap devient une tâche herculéenne, rendant le voyage chaotique et incertain. En revanche, armer son navire entrepreneurial avec un système d’inventaire intelligent équipé de codes barres et de QR codes, c’est comme avoir un GPS précis. Cela permet de naviguer à travers les complexités des actifs avec confiance, d’assurer un suivi méticuleux, et de manœuvrer l’entreprise avec précision et efficacité.
Pour avoir une vision à 360° sur les immobilisations de votre structure, l’usage d’un logiciel prenant en charge l’inventaire avec code barre est primordial. Mais étant bien plus qu’un simple logiciel de suivi des actifs, les meilleurs logiciels de gestion d’actifs sont des outils polyvalents qui intègrent la méthode d’inventaire permanent avec le scan code barre. En tant que SaaS, ils offrent aux professionnels des produits et services sur mesure qui facilitent l’ensemble des opérations au niveau organisationnel. Les avantages d’un tel outil sont considérables : gain de temps, réduction des charges financières liées au gaspillage des ressources et contrôle renforcé des actifs.
De plus, le système de gestion participatif permet à n’importe quel employé de prendre part activement au Stocktaking (prise d’inventaire). Qu’il s’agisse de mettre à jour de nouveaux approvisionnements ou signaler l’état d’un matériel, tout devient encore plus facile grâce à l’inventaire avec code barre via votre smartphone. Ce dernier prend également en charge les données numériques liées au personnel, à leur intégration, formation et aux matériels qui leur sont alloués. Imaginez donc que vous avez constamment en votre possession un couteau suisse numérique, prêt à être dégainé à tout moment.